イベント進行表のテンプレート｜60分の記入例とAIで作る手順

「イベントのタイムテーブルを作って」と頼むだけでは、司会、登壇者、機材担当がいつ何をすればよいかが残りません。この記事では、60分の社内成果共有会を題材に、入力条件、進行表、遅れが出たときの扱いまでを示します。内容はMakeAIが作成した仮想の設計例です。

進行表には、時刻だけでなく担当者の動きを書く

参加者向けのタイムテーブルは、開始時刻とプログラムが中心です。運営者が使う進行表には、司会の動きや機材の切り替え、担当者なども必要になります。イベント運営会社NEO FLAG.の進行表解説でも、誰が何を行うかを時系列で記載する考え方が紹介されています。

AIには表の下書きや確認事項の洗い出しを頼みます。当日の進行を任せる人、プログラムの優先順位、会場で本当にできることは、運営側で決めます。

AIへ渡す条件を、固定・調整可能・未確認に分ける

以下のように条件を整理して渡すと、変更してよい部分が伝わります。とくに終了時刻は、片付けの開始なのか、会場から退出する時刻なのかまで確かめてください。

区分	今回の条件（仮想例）
固定	本編15:00〜16:00。2部署の発表を各15分。最後の案内は5分確保
調整可能	質問枠は基本10分。遅延時は最低5分に短縮できる
担当	司会A、発表担当B・C、投影担当D、進行判断は責任者E
準備	投影用資料は事前集約。準備と受付は14:30〜15:00に別枠で行う
未確認	投影できない場合の資料配布方法、会場の完全退出時刻

未確認の条件は、AIに埋めてもらわず確認リストへ回します。「資料を印刷して配る」と書かれていても、部数や配布の許可が整っていなければ、使える代替案にはなりません。

進行表の下書きを作るプロンプト

次の条件から、社内成果共有会の運営用進行表を作ってください。
［上の固定条件・調整可能な条件・担当・準備・未確認事項］

列：開始／終了／所要分／内容／主担当／準備物と切り替えの合図

条件：
・15:00開始、16:00終了を守る。
・部署発表を各15分、最後の案内を5分確保する。
・発表者の交代と資料の切り替えに必要な枠も設ける。
・本編の時間に重複や空白を作らない。調整用の枠は用途を書く。
・担当者名や設備を追加しない。不明なことは別の確認リストに出す。
・表の後に、合計時間と条件に収まらない点を示す。

AIが合計時間を示しても、その値をそのまま採用せず、開始・終了・所要時間を照合します。ここからの表は、条件に合う形を説明するために編集した出力例です。

60分の進行表の記入例

時間・所要	内容・主担当	準備物と切り替えの合図
15:00〜15:05 5分	開会・目的の共有 司会A	Dが開始資料を投影。Eの開始合図でAが案内
15:05〜15:20 15分	部署1の発表 担当B	AがBを紹介。Dが部署1資料へ切り替え、表示確認後に開始
15:20〜15:25 5分	交代・資料切り替え 司会A、投影D	Bの終了を確認。Cの準備と部署2資料の表示を確認
15:25〜15:40 15分	部署2の発表 担当C	Aの紹介で開始。終わりにCがAへ進行を戻す
15:40〜15:50 10分	質疑応答 司会A	Aが質問を受け付け、回答者を指名。Eが残り時間を確認
15:50〜15:55 5分	振り返り・時間調整 司会A	通常は各自で振り返りを記入。遅延時の短縮はEが判断
15:55〜16:00 5分	次回案内・閉会 司会A	Dが案内資料へ切り替え。Aが提出先など確認済みの案内を伝える

所要時間は5＋15＋5＋15＋10＋5＋5＝60分です。15:50からの5分は、通常の使い道も決めた調整枠です。準備・受付・片付けはこの60分に含めず、別途担当と時刻を決めます。

配布時は「版、更新日時、変更した行」を表の上に書きます。発表資料と進行表が別ファイルなら、どの資料を使うかの識別名も合わせておきます。

遅れたとき、何を短くするかも決めておく

当日の変更までAIへ自動的に決めさせる必要はありません。あらかじめ責任者と、短縮できる枠、必ず確保する枠、判断を相談する条件を合わせます。

状況	今回の扱い（仮想例）
部署2終了時点で5分以内の遅れ	Eの判断で振り返り枠を短縮し、15:55からの閉会案内を確保
5分を超える遅れ	Eが質問枠の短縮も判断。質問枠の最低5分を維持できないなら、その場で対応を決めてAへ伝える
投影できない	Dが状況をEへ伝える。事前に承認した代替手段がある場合に限り切り替える
発表者の準備ができていない	Aが独断で発表順を変えず、Eと担当者が確認する

同じ5分を、交代時間と遅延吸収の両方へ重複して割り当てないようにします。机上の表が成立しても、登壇や接続に何分かかるかは、会場で確かめる必要があります。リハーサルで時間を測って調整する考え方は、BizMICEのスケジュール作成ガイドでも紹介されています。

共有前に確認する5つのこと

1. 開始から終了まで、時刻と合計時間が一致しているか。
2. 同じ担当者が、同時に別の場所で必要な仕事を持っていないか。
3. 各切り替えで、誰が誰へ合図するか分かるか。
4. 未確認の機材や資料を、準備済みとして書いていないか。
5. 担当者全員が、同じ版の進行表を確認できるか。

具体的な条件が不足している場合は、AIに表の作り直しを繰り返すより、足りない情報を担当者へ確認します。修正後は変更行だけでなく、後ろの時刻にも影響がないか見直してください。

よくある質問

参加者向けのプログラムを、そのまま使えますか。

材料にはなりますが、担当、機材、合図が足りない場合は運営用に補います。参加者へ配る版には、内部の連絡先や調整判断など、配布不要な情報を含めないようにします。

司会のセリフも同じ表に入れるべきですか。

短い合図は同じ表に書けます。長いセリフまで入れて表が読みづらくなるなら、進行行の番号で台本と対応させます。当日どの資料を見るかを役割ごとに決めてください。

進行表・タイムテーブル・司会台本の役割を整理する

進行表は、イベントを運営する人が、いつ、誰が、何をするかを確認するための表です。参加者へ配るプログラムと同じ項目を使う部分もありますが、運営側には資料の切り替え、登壇の合図、準備の担当などが必要です。作り始める前に、誰が当日見る表かを決めてください。

資料	主に見る人	載せる内容の例
タイムテーブル	参加者、関係者	開始時刻、各プログラム、終了予定
運営用の進行表	司会、登壇者、投影担当、進行責任者	開始・終了、所要時間、担当、準備物、切り替えの合図
司会台本	司会者、進行補助	案内の文言、登壇者紹介、注意事項、場面ごとの言い方

一枚に全てを詰め込む必要はありません。長い司会のセリフは台本へ分け、進行表の行番号と対応させる方法があります。進行表には「何行目の案内を読むか」「誰の合図で次へ進むか」を書き、当日使う資料同士が結び付くようにします。

コピーして使える、空欄の進行表テンプレート

次の型は表計算ソフトなどへ移して使えます。イベントの名称、作成日、版、責任者を先に記入し、表の各行へ作業を分けます。未定の担当や未確認の機材は空欄にせず、確認先を記入してください。使う人が未確認のままだと分かることが重要です。

イベント名：［名称］
実施日時：［年月日・開始・終了］
版・更新日時：［版番号・日時］
進行の変更を決める人：［責任者］

行番号	開始	終了	所要分	内容	主担当	準備物	開始・終了の合図	確認待ち
01	［時刻］	［時刻］	［分］	［内容］	［担当］	［資料・機材］	［誰から誰へ］	［確認先］
02	［時刻］	［時刻］	［分］	［内容］	［担当］	［資料・機材］	［誰から誰へ］	［確認先］
03	［時刻］	［時刻］	［分］	［内容］	［担当］	［資料・機材］	［誰から誰へ］	［確認先］

この表は空欄の型であり、記入済みの完成版ではありません。最初に固定する開始・終了時刻と、短縮できないプログラムを置きます。続いて登壇者の交代、資料表示、移動など、プログラムの間に必要な作業を入れます。最後に残った時間を調整枠へ振ると、何のための余白かを説明できます。

主担当の欄には、全員の名前を並べるより、その行を開始・終了させる責任がある人を置きます。補助する人は準備物や合図の欄で役割を示します。たとえば投影担当Dが資料を表示し、責任者Eが開始を判断し、司会Aが登壇を案内するなら、その順が分かるように記入します。

準備と撤収を、本編の前後へつなげる

本編が60分で収まっても、会場の準備や片付けが抜けていると、担当者の仕事は収まりません。前の仮想例に準備・撤収を追加する場合は、会場を使える時間を確認してから別枠で作ります。以下は時間配分の例であり、会場の利用許可を確認した実績ではありません。

時間	作業	確認する条件
14:30〜14:40	投影、音声、登壇位置を確認	担当者が入室でき、必要な機材を使えること
14:40〜14:50	資料の切り替えと開始合図を試す	本番で使う資料の版が揃っていること
14:50〜15:00	参加者を受け付け、開始を案内	受付と投影確認を同じ一人へ重ねないこと
15:00〜16:00	前述の本編	変更がある場合は責任者が判断すること
16:00以降	参加者退出、機材整理、忘れ物確認	完全退出の期限と片付け担当を事前に確定すること

撤収の終了時刻が未確認なら、都合のよい時刻をAIに埋めさせないでください。会場の担当者へ確認し、必要な作業が入るかを見ます。開始前に使える時間も同様です。イベント本編の時間から、会場を使える時間まで決まっていると考えないようにします。

5分遅れた場合の修正版を、表で確かめる

前述の例で、部署2の発表が予定の15:40ではなく15:45に終わった場面を考えます。責任者Eが振り返り枠を使って遅れを吸収すると判断した場合、残りの表を次のように更新できます。これは事前に相談するための仮の変更例です。

項目	元の予定	変更後	判断内容
部署2終了	15:40	15:45	5分遅延として記録
質疑応答	15:40〜15:50	15:45〜15:55	10分を維持する
振り返り・時間調整	15:50〜15:55	今回は設けない	責任者Eが5分の調整枠を使うと判断
案内・閉会	15:55〜16:00	15:55〜16:00	5分と終了時刻を維持する

変更後も、質疑応答と閉会が重なっていないこと、16:00に終われることを確認します。進行表を更新したら、司会と投影担当へ変更行を伝えます。責任者だけが修正版を見ていても、当日の動きは揃いません。

振り返りを必須の成果物としていた場合は、この短縮案が使えるかを再検討します。最初に「調整可能」と決めた枠でも、そのイベントの目的に合わせて判断します。5分を超える遅れでは、質問枠の最低時間も含め、責任者が変更可能な範囲を事前に確認しておきます。

リハーサルで、移動と切り替えの時間を測る

机上の時間割では、発表者の交代や画面切り替えが短く見積もられることがあります。実際の会場、機材、資料を使い、どこからどこまでで何分かかったかを記録します。実測していない段階では、測定値ではなく仮の配分として扱います。

確認した動作：［例：部署1終了から部署2の開始まで］
始まりの条件：［司会が発表終了を案内した時点など］
終わりの条件：［資料を表示し、次の発表者が話し始めた時点など］
実際にかかった時間：［測定後に記入］
止まった箇所：［接続、登壇、資料探しなど］
進行表へ反映する変更：［変更行と理由］

時間が足りなければ、発表内容を短くする前に、資料を一か所へまとめる、表示する順を揃える、担当者を待たせない配置にするなど、作業自体を直せるかを見ます。それでも必要な時間は進行表へ戻し、調整枠を使い切った状態で本番を迎えないようにします。

配布前に、担当者が自分の行を説明できるか確認する

進行表を送っただけで全員が読んだとは限りません。司会、登壇者、投影担当、責任者に、自分が動き始める合図と、次の人へ渡す合図を確認してもらいます。変更時の連絡方法も揃え、当日どの版を見るかを決めます。

AIへの依頼に必要な条件がまとまらない場合は、目的・材料・条件を揃えてAIへ依頼する方法を使って整理できます。進行表は見栄えのよい時間割を作って終える資料ではなく、担当者が同じ条件で動くために確認して使うものです。