AIで議事録を自動化する手順｜プロンプト例と確認・共有の流れ

会議が終わってから、録音を聞き直し、メモを整理し、担当者へ確認する。議事録に時間がかかる原因は、文字を打つ作業だけではありません。誰が何を決めたか、どの話が保留なのかを確かめる工程にも時間がかかります。

この記事では、現在の会議環境に合う始め方を選び、記録から議事録を作る流れを説明します。AIに任せる範囲、人が確認する箇所、最初の試行で残す記録まで、一つの仕事として設計しましょう。以下の会議例と指示文は、MakeAIが説明用に作成した仮想例です。

議事録の自動化で、どこまでAIに任せるか

完成した議事録を自動配信する前に、まずは人が承認する下書きを作る運用から始めます。共有後に誤りを直すより、公開前に不明点をまとめて確認するほうが、関係者の認識を揃えやすいためです。

工程	AIに任せる作業	人が確かめる点
文字起こし	音声を文章にする	聞き取れない箇所、氏名、数字
議題別の整理	発言をテーマごとにまとめる	別の案件や議題を混ぜていないか
決定・タスクの抽出	明示された決定や依頼を一覧化する	合意、担当、期限の根拠
共有用の編集	所定の書式に整える	共有範囲、機密情報、最終承認

録音・文字起こしができる環境は、組織で利用が認められたものを使います。入力可能な情報、保存先、保存期間、共有相手を確認してから素材を渡してください。社内の運用条件を揃えたうえで、利用環境に応じた開始・取得方法を選びます。

今の会議環境から、自動化の方法を選ぶ

議事録の自動化は、使う道具によって始め方が変わります。まず、会議の音声をどう記録できるかと、作成後の議事録をどこへ渡すかを確認してください。次の表は、MakeAIが導入前の整理に使う比較項目です。製品の優劣を採点したものではありません。

現在の環境	試す方法	選ぶときの確認点
Web会議ツールを社内で統一している	利用中の環境に文字起こし・要約機能があるか確認する	管理者の許可、使える会議の種類、記録の取得権限
対面会議や、複数の会議ツールを併用している	録音方法を決め、音声を取り込める議事録ツールを検討する	自社の音声での聞き取り、話者の区別、修正・保存のしやすさ
文字起こしや人のメモが既にある	利用を認められた生成AIへ記録と指示文を渡し、下書きを作る	入力できる情報、必要な書式、原記録との照合方法

比較する際は、同じ短い記録と同じ完成書式を使います。「出力が速い」だけでなく、氏名や数字の修正、担当者への確認、共有先への転記まで終わるかを見てください。録音時間や利用人数による費用も、自社の利用量で確かめます。

Teamsを使っている場合の入口

Microsoftの案内では、会議中の「その他のアクション」からレコーディングと文字起こしのメニューを開き、文字起こしを開始できます。会議後は過去の会議チャットの「まとめ」からトランスクリプトを開き、権限がある人が.docxまたは.vtt形式で取得します。開始・取得できる人は社内の設定で確認してください。操作の確認先はMicrosoft公式の文字起こし手順です。

会議後にCopilotへ会議内容を質問する場合は、利用条件に加えてトランスクリプトが残る設定も確認します。「会議中のみ」の設定で文字起こしを行わなかった内容は、会議後には利用できません。Microsoft公式の会議中・会議後の利用条件を参照してください。ここは2026年9月8日に確認した公式資料に基づく案内で、MakeAIによるTeamsの操作検証記録ではありません。

手元の材料に合わせて、次の工程へ進む

今ある材料	最初にすること	省けない確認
録音と文字起こしがある	議題ごとに分け、下書き作成へ進む	数字・氏名・発言者を元の録音と照合する
録音だけがある	社内で認められた環境で文字起こしを作る	録音・外部入力・保存の社内ルールを確認する
人が書いたメモだけがある	メモの範囲で整理し、不足情報を質問にする	記録にない発言を再現したことにしない

材料が揃ったら、以下の5工程で下書きから共有までを進めます。利用するツールを決めただけで、確認や承認まで終わるわけではありません。

1．会議の前に、議事録の完成形を決める

「分かりやすく要約して」だけでは、AIが何を残すべきか判断できません。会議の目的に合わせて、出力の項目を先に決めます。例えば進捗会議なら、次の6項目を一つの書式にします。

1. 会議名・開催日・対象案件
2. 議題ごとの現状
3. 決定事項と、その根拠となる発言
4. 次の作業、担当者、期限
5. 保留事項と、判断に足りない情報
6. 共有前に人へ確認する質問

発言をすべて並べる議事録と、意思決定を引き継ぐ議事録では、必要な情報が違います。誰が読むのか、読んだ後に何をするのかを決めると、無駄な整形を減らせます。

2．文字起こしを、そのまま正しい記録だと扱わない

文字起こしが終わったら、要約する前に最低限の点検をします。氏名・商品名・案件名は表記を揃え、金額・日付・数量は音声や元の資料と照合します。複数人が同時に話した箇所は、誰の発言かを確認してください。

聞き取れない部分を、もっともらしい文章で埋める必要はありません。「聞き取り不明」「発言者未確認」と残します。下書きの見た目を整えるために、根拠のない内容を足さないことを優先します。

また、会議中に画面共有された表や図の内容が、音声だけでは分からないこともあります。「この数値」「右側の案」といった指示語は、参照先の資料を添えられるか確認しましょう。資料を渡せない場合は、意味が不明なまま確定情報にしないようにします。

3．AIへの指示は、決定事項と未確定事項を分ける

以下は、文字起こしから議事録の下書きを作る指示例です。角括弧の部分を、自社の会議情報に置き換えて使います。実際の機密情報を使う前に、架空の短い記録で出力を確認してください。

次の会議記録だけを根拠に、社内共有用の議事録の下書きを作成してください。

会議名：[会議名]
開催日：[年月日]
読む人：[対象部署・参加していない担当者など]

出力項目：
1. 議題別の要点
2. 決定事項（内容／根拠となる発言の位置）
3. 次の作業（作業／担当／期限／確認が必要な点）
4. 保留事項
5. 共有前に確認する質問

条件：
・記録にない担当者、期限、金額を追加しない。
・提案や希望を、合意済みの決定として書かない。
・不明な情報は「未確認」と記載する。
・矛盾する発言は一方を消さず、確認事項にする。
・発言の位置を示せない場合、位置を作らず「位置情報なし」と記載する。

会議記録：
[確認済みの文字起こしを挿入]

音声や長文を一度に処理できる範囲は、利用環境によって異なります。記録が長い場合は議題ごとに分け、最後に全体を統合します。その際、別の議題で話した担当者や期限が混ざっていないか、もう一度確認します。

入力と出力を比べる仮想例

記録に「資料案は営業チームで作りたい。担当は次回決める。来週中に出せるか、制作側にも確認が必要」とある場合を考えます。

項目	残す内容
提案	資料案を営業チームで作成する案
担当者	未確定。次回決定予定
期限	未確定。来週中の提出可否を確認
確認事項	制作側が対応できるか、誰が確認するか

この記録を「営業担当が来週までに資料を完成させる」と要約すると、未確定だった担当と期限が確約に変わってしまいます。短い文章にすることより、確定度を保つことが大切です。

4．共有前の確認は、チェック項目を固定する

毎回全文を何となく読み返すと、確認の負担が減りません。誤りが業務へ影響しやすい項目を、固定のチェックリストにします。

• 決定：会議中に合意した内容か。検討中の案が混ざっていないか。
• 担当：実際に引き受けた人か。発言した人を担当者にしていないか。
• 期限：日付が明示されているか。希望日と確定日を分けているか。
• 数字：単位、桁、税込・税別などの条件が抜けていないか。
• 保留：未決の論点や反対意見が削られていないか。
• 共有範囲：会議の参加者以外へ渡してよい内容か。

確認者には「全体を見てください」ではなく、判断してほしい項目を渡します。最終的な承認者を一人決めると、誰も確認しないまま共有される状態を防ぎやすくなります。

5．自動化の効果は、確認と修正の時間も含めて測る

AIの出力が数十秒で返っても、修正に長くかかれば、仕事全体の時間は減りません。最初の試行では、次の時間を分けて記録してください。

• 録音や文字起こしを準備する時間
• AIへ入力し、下書きを作る時間
• 事実確認と修正にかかった時間
• 関係者の承認を受け、共有する時間

会議時間や議題の数が近い記録同士で比較します。簡単な会議だけを選んだ結果を、すべての会議へ広げないようにしましょう。例えば社内の試行で5回分を記録する場合でも、それは判断材料を集めるための実務上の区切りであり、効果を統計的に証明する件数ではありません。

MakeAIの業務整理シートと実測用テンプレートでは、現在の作業、導入後の作業、確認にかかる時間を整理できます。研修後の利用状況も含めて見たい場合は、生成AIの定着・効果測定ガイドも参考にしてください。

議事録の作業・確認時間を記録するシート（CSV入りZIP）をダウンロードできます。先頭の記入例は架空のサンプルです。実測欄は自社の試行結果で埋めてください。

会議記録から完成した議事録まで、一式で照合する

短い部分例だけでなく、一つの記録を最初から最後まで整理すると、議題や担当の混同を見つけやすくなります。次は社内説明会の準備に関する架空の文字起こしと、条件に合うよう編集した議事録です。実際の会議やAIの実行結果ではありません。

会議記録：社内説明会準備、10月20日
L1 司会：会場は第2会議室を使用することで決定しました。
L2 企画担当：資料案は私が10月23日までに共有します。
L3 営業担当：案内は来週出したいですが、開催日がまだ決まっていません。
L4 司会：開催日は総務へ確認し、次の打ち合わせで決めます。
L5 制作担当：配信用の動画はまだ発注しないでください。必要かどうかを確認中です。
L6 司会：では、今回決めたことと保留を分けて記録してください。

区分	完成議事録に残す内容	根拠
決定事項	会場は第2会議室を使用する	L1
次の作業	企画担当が資料案を10月23日までに共有する	L2
保留事項	開催日は未決定。総務への確認後、次の打ち合わせで決める	L3・L4
希望としての記録	営業担当は来週の案内を希望しているが、送付日は未確定	L3
停止する作業	配信用動画は必要性を確認中のため、まだ発注しない	L5
追加確認	総務への確認担当と期限は、この記録だけでは確定できない	L4

L4は司会の発言ですが、「私が確認する」とは書かれていません。発言した人をそのまま作業担当にすると、記録にない割り当てになります。また、L2の期限は資料案の共有に対するもので、開催日の決定や動画発注へ流用しないようにします。表の各行を一つの根拠へ戻すと、このような混同を点検できます。

誤った下書きは、根拠と変更範囲を指定して直す

例えば下書きが「司会が10月23日までに開催日を決め、営業が来週案内する」となったら、担当、期限、確定度の三つが変わっています。文章を自然にする修正ではなく、次のように原記録へ戻します。

L2の10月23日は資料案の共有期限です。開催日の期限へ使わないでください。
L4には総務への確認担当が明示されていないため、担当未確認へ戻してください。
L3の来週の案内は希望であり、決定した送付日として書かないでください。
会場の決定と資料案の作業は維持し、修正した行の根拠IDを示してください。

修正後には、間違いを指摘した行だけでなく、維持するよう指定した決定事項も照合します。別の議題を追加した場合は、議題IDを付け、担当と期限がどの議題へ属するかを残すと確認しやすくなります。

保存と承認の状態を決め、下書きを完成版と混ぜない

運用を始める際は、記録、AIの下書き、確認後の議事録を区別して保存します。ファイル名だけに頼らず、確認中、差し戻し、承認済みなどの状態と確認者を残します。次の運用表は架空例です。

状態	担当の作業	次へ進む条件
下書き作成	記録担当が原記録と依頼文をそろえる	未確認の箇所を明示して確認者へ渡す
内容確認	確認者が決定・担当・期限を原記録で照合	誤りを修正し、残る確認を解消または保留として区別
承認済み	承認者が共有範囲と版を確認	指定した場所へ完成版を共有する

承認待ちの下書きを共有する必要がある場合は、その状態が受け手へ伝わるようにします。修正が入った後は、前の版を読んだ人へ変更点を知らせる方法も決めます。既存の時間記録用シートには、下書き作成だけでなく、この確認・差し戻し・共有にかかった時間も残し、一連の仕事として比較してください。

よくある疑問

録音できない会議でも使えますか？

人が残したメモを材料に、議題別整理や下書き作成を支援させることはできます。ただし、メモにない発言を復元することはできません。AIの出力には、元の記録の不足も引き継がれます。

AIが作った議事録をそのまま配信してよいですか？

導入直後は、確認者の承認後に共有する運用を勧めます。特に担当・期限・契約条件など、次の行動を拘束する内容は、人が元の記録と照合してください。自動化する範囲は、実際の誤りと修正負担を確認してから広げます。

どの会議から試すとよいですか？

同じ書式で繰り返し記録する社内定例会議から、一種類を選ぶと比較しやすくなります。機密性が高い会議や、録音・情報入力の条件が未整理の会議は、運用条件の確認を先に行います。