AIで議事録を自動化する手順｜プロンプト例と確認・共有の流れ

会議が終わってから、録音を聞き直し、メモを整理し、担当者へ確認する。議事録に時間がかかる原因は、文字を打つ作業だけではありません。誰が何を決めたか、どの話が保留なのかを確かめる工程にも時間がかかります。

この記事では、特定の製品やプランに依存しない議事録作成の流れを説明します。AIに任せる範囲、人が確認する箇所、最初の試行で残す記録まで、一つの仕事として設計しましょう。以下の会議例と指示文は、MakeAIが説明用に作成した仮想例です。

議事録の自動化で、どこまでAIに任せるか

完成した議事録を自動配信する前に、まずは人が承認する下書きを作る運用から始めます。共有後に誤りを直すより、公開前に不明点をまとめて確認するほうが、関係者の認識を揃えやすいためです。

工程	AIに任せる作業	人が確かめる点
文字起こし	音声を文章にする	聞き取れない箇所、氏名、数字
議題別の整理	発言をテーマごとにまとめる	別の案件や議題を混ぜていないか
決定・タスクの抽出	明示された決定や依頼を一覧化する	合意、担当、期限の根拠
共有用の編集	所定の書式に整える	共有範囲、機密情報、最終承認

録音・文字起こしができる環境は、組織で利用が認められたものを使います。入力可能な情報、保存先、保存期間、共有相手を確認してから素材を渡してください。製品の料金や画面操作ではなく、社内の運用条件を先に揃えることが出発点です。

手元の材料に合わせて、始め方を選ぶ

今ある材料	最初にすること	省けない確認
録音と文字起こしがある	議題ごとに分け、下書き作成へ進む	数字・氏名・発言者を元の録音と照合する
録音だけがある	社内で認められた環境で文字起こしを作る	録音・外部入力・保存の社内ルールを確認する
人が書いたメモだけがある	メモの範囲で整理し、不足情報を質問にする	記録にない発言を再現したことにしない

録音から共有まで一気に接続する前に、確認済みの短い記録で下書きの品質を確かめます。文章を整える部分から始めれば、誤りが起きた工程を特定しやすくなります。

1．会議の前に、議事録の完成形を決める

「分かりやすく要約して」だけでは、AIが何を残すべきか判断できません。会議の目的に合わせて、出力の項目を先に決めます。例えば進捗会議なら、次の6項目を一つの書式にします。

1. 会議名・開催日・対象案件
2. 議題ごとの現状
3. 決定事項と、その根拠となる発言
4. 次の作業、担当者、期限
5. 保留事項と、判断に足りない情報
6. 共有前に人へ確認する質問

発言をすべて並べる議事録と、意思決定を引き継ぐ議事録では、必要な情報が違います。誰が読むのか、読んだ後に何をするのかを決めると、無駄な整形を減らせます。

2．文字起こしを、そのまま正しい記録だと扱わない

文字起こしが終わったら、要約する前に最低限の点検をします。氏名・商品名・案件名は表記を揃え、金額・日付・数量は音声や元の資料と照合します。複数人が同時に話した箇所は、誰の発言かを確認してください。

聞き取れない部分を、もっともらしい文章で埋める必要はありません。「聞き取り不明」「発言者未確認」と残します。下書きの見た目を整えるために、根拠のない内容を足さないことを優先します。

また、会議中に画面共有された表や図の内容が、音声だけでは分からないこともあります。「この数値」「右側の案」といった指示語は、参照先の資料を添えられるか確認しましょう。資料を渡せない場合は、意味が不明なまま確定情報にしないようにします。

3．AIへの指示は、決定事項と未確定事項を分ける

以下は、文字起こしから議事録の下書きを作る指示例です。角括弧の部分を、自社の会議情報に置き換えて使います。実際の機密情報を使う前に、架空の短い記録で出力を確認してください。

次の会議記録だけを根拠に、社内共有用の議事録の下書きを作成してください。

会議名：[会議名]
開催日：[年月日]
読む人：[対象部署・参加していない担当者など]

出力項目：
1. 議題別の要点
2. 決定事項（内容／根拠となる発言の位置）
3. 次の作業（作業／担当／期限／確認が必要な点）
4. 保留事項
5. 共有前に確認する質問

条件：
・記録にない担当者、期限、金額を追加しない。
・提案や希望を、合意済みの決定として書かない。
・不明な情報は「未確認」と記載する。
・矛盾する発言は一方を消さず、確認事項にする。
・発言の位置を示せない場合、位置を作らず「位置情報なし」と記載する。

会議記録：
[確認済みの文字起こしを挿入]

音声や長文を一度に処理できる範囲は、利用環境によって異なります。記録が長い場合は議題ごとに分け、最後に全体を統合します。その際、別の議題で話した担当者や期限が混ざっていないか、もう一度確認します。

入力と出力を比べる仮想例

記録に「資料案は営業チームで作りたい。担当は次回決める。来週中に出せるか、制作側にも確認が必要」とある場合を考えます。

項目	残す内容
提案	資料案を営業チームで作成する案
担当者	未確定。次回決定予定
期限	未確定。来週中の提出可否を確認
確認事項	制作側が対応できるか、誰が確認するか

この記録を「営業担当が来週までに資料を完成させる」と要約すると、未確定だった担当と期限が確約に変わってしまいます。短い文章にすることより、確定度を保つことが大切です。

4．共有前の確認は、チェック項目を固定する

毎回全文を何となく読み返すと、確認の負担が減りません。誤りが業務へ影響しやすい項目を、固定のチェックリストにします。

• 決定：会議中に合意した内容か。検討中の案が混ざっていないか。
• 担当：実際に引き受けた人か。発言した人を担当者にしていないか。
• 期限：日付が明示されているか。希望日と確定日を分けているか。
• 数字：単位、桁、税込・税別などの条件が抜けていないか。
• 保留：未決の論点や反対意見が削られていないか。
• 共有範囲：会議の参加者以外へ渡してよい内容か。

確認者には「全体を見てください」ではなく、判断してほしい項目を渡します。最終的な承認者を一人決めると、誰も確認しないまま共有される状態を防ぎやすくなります。

5．自動化の効果は、確認と修正の時間も含めて測る

AIの出力が数十秒で返っても、修正に長くかかれば、仕事全体の時間は減りません。最初の試行では、次の時間を分けて記録してください。

• 録音や文字起こしを準備する時間
• AIへ入力し、下書きを作る時間
• 事実確認と修正にかかった時間
• 関係者の承認を受け、共有する時間

会議時間や議題の数が近い記録同士で比較します。簡単な会議だけを選んだ結果を、すべての会議へ広げないようにしましょう。例えば社内の試行で5回分を記録する場合でも、それは判断材料を集めるための実務上の区切りであり、効果を統計的に証明する件数ではありません。

MakeAIの業務整理シートと実測用テンプレートでは、現在の作業、導入後の作業、確認にかかる時間を整理できます。研修後の利用状況も含めて見たい場合は、生成AIの定着・効果測定ガイドも参考にしてください。

議事録の作業・確認時間を記録するシート（CSV入りZIP）をダウンロードできます。先頭の記入例は架空のサンプルです。実測欄は自社の試行結果で埋めてください。

よくある疑問

録音できない会議でも使えますか？

人が残したメモを材料に、議題別整理や下書き作成を支援させることはできます。ただし、メモにない発言を復元することはできません。AIの出力には、元の記録の不足も引き継がれます。

AIが作った議事録をそのまま配信してよいですか？

導入直後は、確認者の承認後に共有する運用を勧めます。特に担当・期限・契約条件など、次の行動を拘束する内容は、人が元の記録と照合してください。自動化する範囲は、実際の誤りと修正負担を確認してから広げます。

どの会議から試すとよいですか？

同じ書式で繰り返し記録する社内定例会議から、一種類を選ぶと比較しやすくなります。機密性が高い会議や、録音・情報入力の条件が未整理の会議は、運用条件の確認を先に行います。