AIでマニュアルを作るプロンプト例｜作業メモから手順書にする方法

担当者は毎日行っているため説明できるのに、新しい人は何から始めればよいか分からない。マニュアル作成では、文章をきれいにする作業だけでなく、いつ判断し、何が揃えば次へ進めるかを表に出す必要があります。この記事では、名刺増刷の受付を題材に、メモから確認用のマニュアルまで作るプロンプトを示します。

マニュアルの読者と、扱う範囲を決める

同じ「名刺の手配」でも、社員が申請する手順と、総務が受付・発注する手順は違います。今回は新任の総務担当者向けに、増刷の受付から発注依頼と記録までを扱います。印刷会社の作業や、内容変更を伴う新規デザインは含めません。

マニュアル提供サービスのTeachme Bizも、業務情報の提供、指示、担当者による確認、修正と共有という作成工程を説明しています。以下は、その工程を参考にMakeAIが作った独自の教材です。Teachme Biz：生成AIでマニュアルを作成する際の手順

先に用意するのは、作業の開始条件、必要な情報、いつもの順番、判断が必要な場面、終了時の記録です。操作画面を説明する必要がある仕事なら、画面名や操作後の状態も材料に加えます。ここでは文章の業務メモから作るため、特定の申請システムのボタン操作は扱いません。

最初のプロンプトで、足りない情報を確認する

次のメモはすべて架空です。実在の会社の規程や運用を示したものではありません。自社へ置き換える際は、承認された手順や帳票を材料にしてください。

M1：対象は在籍社員の、内容を変えない名刺の増刷。氏名・部署・連絡先などを変更する依頼は、この手順の対象外。
M2：依頼メールで、氏名、部署、名刺データ番号、希望枚数、希望受取日を受け取る。
M3：枚数は1回100枚または200枚。依頼のデータ番号と保存済み名刺データを照合する。
M4：依頼者へ校正用PDFを送り、内容に変更がないという返答をもらってから発注へ進める。
M5：受付台帳に、受付日・依頼者・データ番号・枚数・校正確認・承認結果・発注日・回答された納期を残す。
M6：承認後に印刷会社へ発注を依頼する。ただし、承認する人、納期の確認方法、不備があるときの対応はメモに書かれていない。

この段階で「申請から3営業日で届く」「200枚を超える場合は自動承認」といった規則を加えると、元の業務とは違うマニュアルになります。まず次の依頼を使い、構成と確認事項だけを返してもらいます。

あなたは、新任の総務担当者が使うマニュアルの編集を支援します。
目的：内容を変えない名刺増刷について、受付から発注依頼・記録までの手順を作る。
材料：上記M1〜M6の業務メモだけ。

まだ完成したマニュアルは書かず、次を返してください。
1. 対象者、開始条件、扱わない範囲の整理
2. 作業順の構成案
3. 手順を確定するために必要な質問

規則、承認者、納期、例外対応を推測で足さないでください。
質問には、どのメモの何が不足しているかと、影響する工程を付けてください。

確認質問と追加回答の例

質問と回答も、教材としてMakeAIが作成しています。AIの実行ログではありません。

不足する条件と確認質問	追加回答
承認者（M6） 校正確認後、誰の承認があれば発注できますか？	A1：総務責任者が承認する。承認の結果を台帳へ残す。
納期（M2・M6） 希望受取日までに届くと、誰がどこで確認しますか？	A2：印刷会社へ都度確認する。発注前に回答された納期を依頼者へ伝え、了承を得る。固定の納期は定めない。
不備・対象外（M1〜M3・M6） 材料不足、枚数違い、内容変更の依頼はどう扱いますか？	A3：受付を保留する。材料不足は依頼者へ補足を依頼し、規定外の枚数や内容変更は総務責任者へ相談する。

回答がない項目は、確認待ちのまま残します。マニュアルの文章を完成させることと、業務の条件が決まることは別です。回答者が決まっていない場合は、まずその業務を管理する担当へ確認を渡してください。

回答を補ってから、手順書へ組み立てる

次のプロンプトには、M1〜M6と、確認できたA1〜A3を一緒に渡します。長いチャットの過去の回答だけに依存せず、今回採用する条件をまとめて提示すると、確認用の版を残せます。

M1〜M6とA1〜A3を根拠に、名刺増刷受付のマニュアルを作ってください。
対象：この仕事を初めて担当する総務担当者。
範囲：受付から発注依頼・受付台帳への記録まで。

構成：目的／対象と必要情報／手順／例外時の対応／完了条件。
手順は番号付きにし、何を確認したら次へ進むかも書いてください。
校正確認、納期の了承、責任者の承認を発注前に置いてください。
希望受取日を確定した納期へ書き換えないでください。
画面、ボタン、定型の納期、担当者名を新しく作らないでください。

末尾に、作成した手順と材料M・Aの対応を短く付けてください。
これは確認用の原稿です。承認済みの社内規程とは表示しないでください。

完成するマニュアルの例

以下は入力材料を基に編集した確認用サンプルです。実務担当者が承認した運用手順ではありません。

目的・対象・必要情報

在籍社員の名刺を、内容を変更せず増刷する依頼を受け付け、発注まで進める。依頼メールの氏名、部署、名刺データ番号、希望枚数、希望受取日と、保存済み名刺データを用意する。氏名や部署などの内容変更は対象外とする。

受付から発注依頼までの6工程

1. 1．依頼内容を受け付ける。必要情報が揃っているかを読み、受付日と依頼内容を台帳へ記録する。不足があれば受付を保留し、依頼者へ補足を求める。
2. 2．増刷条件とデータを照合する。100枚または200枚の依頼であることを確認し、データ番号を保存済みデータと照らす。規定外の枚数や内容変更は進めず、総務責任者へ相談する。
3. 3．校正確認を受ける。依頼者へ校正用PDFを送り、内容変更がないという返答を得る。返答を受けるまで発注せず、確認結果を台帳へ残す。
4. 4．納期を確認し、了承を得る。印刷会社へ納期を問い合わせ、回答された日を依頼者へ伝える。希望受取日と同じ日になると決めつけず、依頼者の了承を得る。
5. 5．総務責任者の承認を受ける。校正確認と納期の了承が揃った依頼を承認へ回す。承認結果を台帳に記録し、承認されるまで発注しない。
6. 6．発注を依頼し、記録を揃える。承認された内容で印刷会社へ発注を依頼する。発注日と回答された納期を台帳へ残し、依頼者へ案内する。

例外時の対応と完了条件

校正に変更指示が返った場合は、内容を変えない増刷として発注せず、総務責任者へ相談する。納期の了承や承認が得られない間は、発注待ちとして扱う。材料不足も含め、保留理由を担当者間で分かるように残す。

この手順の完了は、承認後の発注依頼と台帳の記録が揃った時点とする。受付だけ、PDFの送付だけ、承認待ちの状態を完了とは扱わない。印刷物の受取確認は、このマニュアルの対象範囲には含めない。

完成原稿の条件	対応する材料
対象と必要情報、100枚・200枚	M1〜M3
校正確認後、納期了承と承認を経て発注	M4・M6・A1・A2と、作成時の指示
台帳の記録と不備・対象外の保留	M5・A3

業務担当者が、手順をたどってから公開する

完成原稿は、普段担当している人と、初めて読む人で確認します。「PDFはどこから用意するのか」「台帳はどこにあるか」など、実際に進められない箇所が見つかったら、社内の保存先や作成手順を材料へ追加します。分かる人だけが頭の中で補える状態は、説明が足りない箇所です。

本稿のサンプルでは、台帳やPDF作成の操作画面までは用意していません。自社の運用へ移す際は、参照先とアクセス方法を揃えてください。画面の位置が作業の判断に必要なら、文章だけで押し切らず、対象画面と操作後の状態が分かる画像を付けます。

確認で直した点は、元メモにも戻します。そのうえで公開する版、承認者、更新担当、適用日を決め、古い版と見分けられる保存先へ置きます。担当者や帳票が変わったときに、誰へ修正を依頼すればよいかも残しておきましょう。